A gestão de compras tem grande importância para a efetividade da produção no setor têxtil. Entenda como ela é realizada e como fazer uma gestão eficiente.

Você já ouviu falar em gestão de compras? Essa área é fundamental para todas as empresas, incluindo as do setor têxtil. É a partir dela que problemas como a falta ou o acúmulo de estoque e o recebimento de matérias-primas de baixa qualidade são evitados.

Pense comigo: quantas vezes já aconteceram problemas de falta de material na hora de confeccionar uma peça? Essa é uma situação comum, mas que pode trazer grandes problemas, como atraso na produção e nas entregas. 

Com uma gestão de compras organizada e bem planejada essas situações podem ser diminuídas ou até eliminadas. Continue a leitura e entenda neste conteúdo o que é gestão de compras, como funciona e como fazer de forma eficiente.

 

O que é gestão de compras?

A gestão de compras é a grande responsável por garantir que o processo de realização de aquisição de matérias-primas dentro de uma empresa seja feito de forma eficiente.

Comprar de forma estratégica, para atender às necessidades da empresa e não desperdiçar orçamento também faz parte desse processo. Além disso, esse setor é responsável por manter a empresa competitiva no mercado. Pois tendo um bom preço na compra dos materiais é possível manter bons custos nos produtos.

A gestão de compras realiza toda a negociação com fornecedores, acordando os preços, as condições e os prazos de entrega. Além disso, faz o controle de estoque e precisa garantir que a matéria-prima adquirida esteja à disposição quando necessário. 

Assim evitam-se situações e problemas como produção parada por falta de material e atraso nas entregas, por exemplo. Mas, mais do que a execução de uma compra, esse setor também realiza todo o planejamento estratégico de aquisição de suprimentos.

Como funciona na prática?

Você já entendeu o que é a gestão de compras e pode perceber que é uma área muito importante. Neste tópico abordaremos como essa atividade é realizada na prática e quais são as funções que precisam ser desenvolvidas.

• Análise de fornecedores: serve para identificar qual é a melhor opção em cada situação, aliando a qualidade da matéria-prima e o preço antes de finalizar a negociação;
• Negociação de preços, condições de pagamento e entrega com fornecedores: importante para seguir o planejamento e o orçamento da empresa. Além disso, é essencial para não ocorrer falta de matéria-prima.
• Registro de cotações, orçamentos e negociações realizadas: manter o histórico de conversas com as empresas fornecedoras é importante para futuras compras e avaliações de preço;
• Emissão dos pedidos de compra e acompanhamento dos processos: depois de fazer os orçamentos e a análise dos produtos, o pedido de compra é emitido e o processo de entrega é iniciado;
• Organização do destino dos produtos adquiridos: o cuidado para manter o estoque organizado e destinar os itens aos locais corretos ajuda na organização da empresa e na otimização dos processos;
• Comparativo de gastos realizados para aquisição, armazenamento e confronto com depreciação dos produtos: os produtos adquiridos precisam ser armazenados em local correto, caso contrário pode acontecer desgaste e perda de valor do material;
• Checklist de recebimento dos materiais: fazer a conferência na hora da entrega garante que os itens e a quantidade solicitada estejam corretos.
• Acompanhamento de uso na empresa: este processo é importante para saber sobre a qualidade do produto. E também, para calcular o período de tempo necessário até comprar um novo lote de mercadoria.

O processo de compra costuma ocorrer da seguinte forma: uma demanda é percebida na empresa. A partir daí, o setor de compras entra em contato com fornecedores para realizar cotação, de acordo com as necessidades. 

Então se inicia o processo de negociação, onde são definidos valores e prazos. Após isso, a ordem de compra é gerada e a compra é realizada, para que, depois da efetivação do pedido, comece o acompanhamento da entrega. Aqui, é necessário verificar se os prazos estão sendo cumpridos e se a qualidade dos produtos é condizente com o que foi adquirido.

Dependendo do tamanho do seu negócio, a gestão de compras pode ser realizada por uma única pessoa, ou por uma equipe onde cada pessoa tem uma função específica. 

Como fazer uma gestão de compras eficiente?

Realizar uma boa gestão de compras depende de uma série de fatores. Um dos pontos que podemos citar é a necessidade de uma organização constante do estoque. 

Com a gestão do estoque é possível perceber as demandas antes que o produto acabe e providenciar a compra, evitando atrasos na produção. Contar com um sistema de gestão e controle de estoque pode fazer toda a diferença. 

Além disso, todo o processo de negociação deve ser realizado corretamente, seguindo os parâmetros definidos pela empresa. Assim, fica mais fácil garantir que os fornecedores escolhidos atendam as necessidades e o padrão de qualidade da empresa.

Outro ponto que merece atenção são os prazos. No momento de iniciar o processo de compra é preciso estar ciente de qual é a necessidade do produto. É uma compra urgente, ou ainda temos estoque e pode esperar alguns dias? 

Prestando atenção nesses pontos é possível ter um direcionamento de qual será o melhor fornecedor. Além disso, perceber a demanda antecipadamente também garante que todo o processo de compra possa ser realizado dentro do prazo estabelecido, sem causar problemas para a produção e com as entregas. 

Além disso, é muito importante estar preparado para imprevistos como um aumento de preços, atraso da matéria-prima ou da mercadoria ou, ainda, um crescimento repentino de demanda. Analise o histórico das demandas atendidas, quantidade média de produtos comercializados e sazonalidades. Assim é possível ter uma estimativa de como e quando as compras devem ser realizadas.

Outra dica valiosa é manter um bom relacionamento com os fornecedores. Essa parceria dos fornecedores é essencial para resolver a situação o mais rápido e da melhor forma possível, sem atrasar as demandas da empresa.

Também é fundamental entender toda a cadeia de suprimentos relacionada à sua produção. Por exemplo, entendendo a ordem que os produtos são utilizados e com qual frequência é possível montar uma programação de compra e atingir o máximo da produtividade.

Além de tudo isso, contar com a tecnologia também é fundamental. Sistemas de gestão e outros softwares podem ser muito úteis para controlar estoque, cadastrar fornecedores, manter histórico de compras, além de outras informações importantes e que podem agilizar o processo de negociação.

Com essas dicas fica mais fácil entender a importância da gestão de compras e como ela pode ser realizada de forma eficiente, garantindo a produtividade e eficiência do seu negócio. 

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